Faxdokumente können Sie mehrere anhängen, und zwar in der Reihenfolge, in der sie verschickt werden sollen. Beispielsweise erst ein Anschreiben als Microsoft® Word® Dokument, dann eine Grafik als *.TIF oder *.JPG und zuletzt ein Adobe® Acrobat® Dokument (*.PDF). Wo in der E-Mail die "Nummerndatei" steht, spielt dabei keine Rolle.

Achtung: achten Sie bitte auch darauf, dass das Textfeld (Bodytext) in der E-Mail leer bleibt. Dies gilt vor allem für automatische Signaturen, etc. Andernfalls wird der Inhalt des Textfeldes als erste Seite gesendet. Selbstverständlich können Sie diese Funktion aber auch dazu nutzen, ein Deckblatt vor Ihrem eigentlichen Fax zu versenden. Sollten Sie dies wünschen, geben Sie den Inhalt im Textfeld bitte ausschließlich im "Nur – Text" Format und nicht im HTML Format ein.

2. Kopfzeilenpersonalisierung

Jedem Fax wird automatisch eine Kopfzeile mit Datum, Uhrzeit, Seitenzahl und der Empfängernum-mer zugefügt (eine Absenderkennung erscheint nicht). Sie können Ihr Massenfax in der Kopfzeile personalisieren - ohne Aufpreis. Neben der Empfängernummer erscheint dann auch noch ein Text Ihrer Wahl. So kann Ihr Fax schnell und gezielt der Person oder Abteilung zugeordnet werden, die es auch erhalten soll. Der Text (maximal 20 Zeichen) muss hinter der jeweiligen Faxnummer in der "Nummerndatei" stehen, durch ein Komma oder Semikolon getrennt. Selbstverständlich können Sie die Kopfzeilen Ihrer Faxe auch nur teilweise personalisieren.

Beispiel einer personalisierten "Nummerndatei":

Datei TEST1.NUM: 

4969-466656;Herr Meier 0711-83167832;Frau Mustermann 49568346;Abt. Einkauf 0041-466-6778854;Geschäftsleitung (001) 406 - 788-2345;Mr. Smith

Zum Schluss noch ein Hinweis:
Wir möchten Ihnen noch dringend empfehlen, vor jedem Auftrag ein Testfax an Ihre eigene Faxnummer zu senden. So können Sie sicher sein, dass Ihr Fax auch Ihren Wünschen entspricht. Denken Sie daran, dass dem Fax von uns noch automatisch eine Kopfzeile eingefügt wird und diese zu einer Veränderung von Rändern (z. B. in Microsoft® Word®) führen kann, so dass unter Umständen aus einem einseitigen Fax ein zweiseitiges Fax werden kann. Das gilt natürlich auch für die nachfolgend erläuterte Möglichkeit, personalisierte Serienfaxe zu versenden.

3. Erstellen eines Serienfaxauftrages

Personalisierte Serienfaxe unterscheiden sich von Massenfaxen durch individuelle, personalisierte Felder. Mit GeoNet.de können Sie bequem auf die Serienbrieffunktion von Microsoft® Word® zurückgreifen. Erstellen Sie Ihr Serienbriefdokument wie gewohnt und fügen die Faxnummern bitte in die erste Spalte der Tabelle ein.

Achten Sie bitte auf die Seitenränder, die folgende Minimalwerte nicht unterschreiten dürfen: Oben, Rechts, Links: mindestens 0,5 cm, Unten: mindestens 1,2 cm.

Als Tabelle nutzen Sie bitte eine Microsoft® Excel® Tabelle oder eine *.CSV Datei. Erstellen Sie den Serienbrief wie gewohnt und verknüpfen Sie das Word® Dokument mit der Excel® Tabelle. Anstatt einer Excel® Tabelle können Sie auch eine *.CSV Datei verwenden. Dies ist eine durch Semikolon (;) getrennte Textdatei. Die einzelnen Spalten sind also durch Semikolons voneinander getrennt. Die Zeilen stehen wie in einer Tabelle untereinander. In der ersten Zeile müssen hier die Feldnamen aus dem Word® Dokument stehen. Eine *.CSV Datei können Sie z. B. bei Microsoft® Excel® erstellen: Wählen Sie einfach bei "Speichern unter" das Dateiformat "CSV - Trennzeichen getrennt" aus. Eine *.CSV müssen Sie nicht mehr mit dem Microsoft® Word® Dokument verknüpfen.

Beispiel einer CSV-Datei:

Datei SERIENBRIEF-DATEN.CSV

Faxnummer;Anrede;Vorname;Nachname;Firma; 4912345678;Frau;Christine;Meier;AV-Logistik; 4923456789;Herr;Friedrich;Schulz;AG IT; 4934567890;Frau;Julia;Maier;Fliesen GmbH;

Die erste Zeile in der Tabelle enthält die Feldnamen aus dem Microsoft® Word® Dokument. Der Name für die erste Spalte, in der die Faxnummern eingetragen sind, ist dabei frei wählbar. Alle anderen Feldnamen müssen zwingend mit den Feldnamen im zugehörigen Dokument übereinstimmen. Sollte das Dokument Feldnamen aufweisen, die nicht in der Tabelle zu finden sind, so kann der Auftrag leider nicht bearbeitet werden.

Achtung:

Es dürfen keine leeren Zeilen in der Tabelle enthalten sein! Die erste Spalte muss immer ein gültige Faxnummer enthalten!

Das Microsoft® Word® Dokument muss als ERSTER Anhang der Mail angefügt werden. Weitere Anhänge sind möglich, jedoch darf sich darunter, abgesehen von der Datendatei, keine weitere Microsoft® Excel® PowerPoint® oder *.CSV Datei befinden.

Die Microsoft® Excel® Tabelle bzw. die *.CSV Datei folgt dann als ZWEITER Anhang. Der Empfänger der E-Mail ist wieder:

postmaster@fax.geonet.de

Achtung:

Bitte beachten Sie, dass durch die Konvertierung in eine reine Schwarz/Weiß Raster Datei im *.Tiff Format das Aussehen der für den Faxversand aufbereiteten Word® Dokumente, insbesondere das Aussehen von schattierten Flächen, leicht abweichend sein kann. In solchen Fällen empfiehlt es sich, zuerst ein Testfax an die eigene Faxnummer zu senden.

4. Einsehen der Logfiles

Über Ihre Logfiles können Sie jederzeit sehen, welche Ihrer Faxe zugestellt wurden und welche nicht, dann selbstverständlich mit Fehlerursache. Sie können dies auch schon während des laufenden Versandes einsehen und sind immer auf dem neuesten Stand.

Ihre Logfiles finden Sie unter www.geonet.de in Ihrer GeoNet.de Box unter dem Punkt Logbücher -> Fax Nachrichten. Trennzeichen zur Auswertung in einer Tabellenkalkulation erhalten Sie, indem Sie im Feld "Selektionskriterien" vor Ihrem Zeitrahmen ein Rautezeichen (#) einfügen.

Sie können Ihre Faxe auch direkt aus einer Anwendung heraus versenden. Hierzu benötigen Sie unseren speziellen Faxdruckertreiber. Installieren Sie Ihn einfach durch Starten des Programms SETUP.EXE.

Wenn Sie noch weitere Informationen zu unseren Produkten oder Hilfe bzw. Unterstützung wünschen bzw. benötigen, so nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.